Gestión del tiempo y aplazamientos

Gestión del tiempo y aplazamientos

Todos conocemos el refrán: “no dejes para mañana lo que puedes hacer hoy”.

 

El refranero enseña que…

1. si tenemos una actividad pendiente, nuestra mente la almacena hasta que la solución a ir a finalizar satisfactoriamente.
2. que aplazamos una actividad buscando el momento oportuno, normalmente es más difícil hacerla de manera adecuada
3. pensar en acciones pendientes nos desgasta y desconcentra.

La gestión del tiempo y organización personal van unidas.

• Tener un método de trabajo que una necesidades personales, tiempo disponible y objetivos hace que seamos más productivos.
• Desde un mail hasta programar actividades complejas como reuniones con clientes o colaboradores necesitan de un sistema de trabajo orientado desde la organización de tareas y tiempos.
• Cuando dejamos las cosas a medias, pausamos para echar un vistazo un documento o aplazamos reuniones que ya estaban acordadas con otros departamentos o clientes hará que descuadremos la planificación que otras personas han realizado para esas actividades.
• Una gestión del tiempo necesita de una perfecta organización de nuestro plan de trabajo.
• Es más simple si a la hora de iniciar cualquier plan de mejora en la gestión del tiempo establecemos un criterio de organización temporal para un día concreto de trabajo. Tiene que ser pensado y estructurado de tal forma que tenga la posibilidad de ser flexible para poder atender imprevistos que surgirán en la actividad cotidiana y que permitan a su vez no interferir en las tareas importantes que se estén realizando.
• La estrategia más sencilla y eficaz consiste en impedir la interferencia de las tareas importantes y si así fuera, atender las de manera rápida y con el menor gasto de tiempo y esfuerzo posible.
• Para ello tenemos que tener muy claro al inicio del día qué es lo más importante que tenemos que tener finalizado de la manera más clara posible y todo lo demás, actividades, llamadas, visitas, reuniones… tienen que estar supeditadas al logro de esa actividad o actividades principales.
• Si para nosotros lo más importante como estrategia principal interna de la empresa es la satisfacción de los clientes, cada vez que un cliente se acerca para solicitar nos información, propuestas, o inclusive quejarse, deberemos tener claro que eso tiene prioridad sobre cualquier otra actividad que estemos realizando.
• Aplazar esta actividad en estas situaciones hará que el trabajo se nos acumule, que no solucionemos el problema que tenemos con el cliente, y que probablemente cuando retomemos la situación con el mismo tengamos que hacer mayor esfuerzo tanto mental como emocional. Probablemente, si atendemos inmediatamente al cliente, no lo agradecerá con su fidelidad.

La gestión del tiempo mejora con la acción

Los refranes de nuestra lengua castellana nos ofrecen consejos simples y muy eficaces en la gestión del tiempo. Estos ejemplos prácticos como “no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”, nos acercan más a lograr nuestros objetivos de eficacia a la hora de afrontar nuestras actividades diarias porque hacer bien las cosas a la primera evita que tengamos que repasarlas o peor, empezar las desde el inicio.

Los aplazamientos muchas veces son vistos por nosotros como retrocesos al avance en nuestra actividad diaria. Mentalmente nos predisponen negativamente ante la actividad que tenemos que repetir. Por ese motivo, debemos evitar los aplazamientos sobre las actividades que hemos definido inicialmente como importantes.