Estrategias Básicas de Gestión del Tiempo y Productividad

Muchas de las personas que están sometidas a grandes cargas de responsabilidad no saben cómo gestionar mejor el tiempo a la hora de trabajar, lo que significa que no están siendo todo lo eficientes que pudieran ser. Una manera de empezar es utilizando unas estrategias básicas de gestión del tiempo que funcionan siempre y en toda situación; y que te permitirán mejores resultados en tus negocios.

Cómo Gestionar Mejor el Tiempo

Todos sabemos que cuando definimos un problema el siguiente paso es buscar información para solucionarlo. Aquí te adjunto algunas ideas que se pueden aplicar y que te ayudarán a mantenerte enfocado en tu trabajo y no solo enfocarme, sino a hacerlo de manera progresiva.

Cómo gestionar mejor el tiempo: filosofía

1. Regla 80/20 - Pareto
Se basa en una regla muy simple, la de 80/20. Es muy importante para el lograr una mejora en la gestión del tiempo porque viene a decir que un 80% del trabajo eficiente que hacemos proviene de solo un 20% de nuestro esfuerzo. Por lo tanto, analiza cuando eres más productivo-eficiente para que de esa forma logres hacer más en menos tiempo.

2. Grandes Tareas divididas en Tareas más Reducidas
Esto es lo que es más conocido como “partición de objetivos”. Es muchos más fácil completar varias tareas pequeñas que requieren menos tiempo de completar que un solo una tarea que nos tome toda una eternidad en terminar. Divide las tareas en grupos y trázate objetivos para cada uno, lo que quiere decir que solo pasaras al siguiente grupo cuando hayas terminado todas las tareas del grupo anterior. Sentirás que la tarea parecerá mucho más llevadera y posible.

3. Programa cómo llegarás
Si diseñas un buen programa, este te ayudara mucho a recordar que es lo que tienes que hacer en cualquier momento del día. De esta manera evitaras los momentos del día en los que mal gastas tu tiempo o lo utilizas ineficientemente.

4. Anticiparse a las sorpresas
Una efectiva gestión del tiempo incluye anticiparse a las sorpresas, planificar con antelación. Esta no solo debe ser para los eventos que están por venir, sino para los inesperados también. Considera revisar tu programación semanalmente, para que puedas darte de cuentas de cualquier evento irregular que pueda aparecer. Usando las estrategias de gestión del tiempo para ser más efectivo, menor es el impacto debido a circunstancias imprevistas.

5. Aprovecha los tiempos de espera
Si pretendes hacer varias cosas a la vez probablemente no hagas nada. Es una realidad que debes tener presente desde hoy. Dicho esto, puedes aprender como logar tener en marcha varios asuntos y eliminar las esperas improductivas realizando otras actividades hasta que el periodo de espera se haya completado.

6. Programa Descansos
Necesitas descansar y estos descansos deben estar acotados y definidos en tu programación diaria porque todos necesitamos un tiempo de descanso. Si no descansas no podrás mantener un alto nivel de productividad y tus objetivos jamás se verán cumplidos.

Cómo gestionar mejor el tiempo: practica

Estudiar y aprender cómo gestionar mejor el tiempo te permitirá hacer más con el mismo o menor esfuerzo, pero debes hacerlo mientras estás trabajando porque la teoría llevada a la práctica te mostrará de manera más clara dónde debes mejorar y qué debes mantener. Utiliza estas ideas y verás que lograr una mejor gestión de tu tiempo es posible aunque requiera un pequeño esfuerzo.

Las Estrategias Básicas de Gestión del Tiempo que te presento son sencillas y fácilmente las podrás llevar acabo.

No necesitan una preparación especial, tan solo la clara y firme decisión de aplicarlas en tu manera de gestionar el tiempo cuando hayas finalizado de leer este post. Muchas personas piensan que gestionar el tiempo correctamente es algo difícil y muy costoso porque las fórmulas que han leído les parecen complicadas de adaptar a sus vidas.

Estrategia Básica de Gestión del Tiempo: Compromiso

Necesitas planificar qué vas a realizar a lo largo del día, semana y mes. Hacerlo es una de las claves para gestionar mejor tu tiempo, ser más eficaz y finalmente lograr lo que deseas.
Empieza por lo sencillo, limítate a escribir en un cuaderno lo que deseas y necesitas hacer; luego organiza las actividades para que aquellas que son más importantes no se queden fuera de tu actividad planificada.
Seguir un criterio de actuación te permitirá no perder el tiempo en acciones que no te llevan a ninguna parte y por otro lado, tú mismo verás cuales son como de grandes son los avances que estás realizando.
Te sorprenderás de lo que te diré ahora pero estoy seguro que ocurrirá. Sin que te des apenas cuenta, aparecerán espacios de tiempo entre tarea y tarea que podrás aprovechar para descansar o simplemente para ajustar de nuevo tu programación de actividad.
Estos momentos también son una manera de gestión del tiempo porque te permitirán, bien prepararte para tu nueva actividad o para tomarte una breve pausa y empezar con la cabeza más despejada y centrada.
Busca y exige la puntualidad en tu entorno. Para ello debes ser siempre puntual con tus compromisos de reuniones. Es muy difícil que tú seas puntual y los demás no lo sean. La mayoría de las veces, este es el mayor problema que encontrarás a la hora de llevar adelante estas estrategias básicas de Gestión del Tiempo porque aquí dependes de otras personas.
Ser puntual y estar dentro de los plazos elimina una gran parte del estrés que te consume diariamente y que impide sacar lo mejor que llevas dentro.

Estrategias Básicas de Gestión del Tiempo: Acción

Un papel soporta cualquier plan que hayas definido como estrategia de Gestión del Tiempo, pero la realidad empresarial es así y muchas veces observarás que entre lo planificado y lo que ocurre realmente hay una gran diferencia.
Entiende el cambio que se ha producido y define cómo afecta a tu estrategia de gestión del tiempo que habías establecido inicialmente.
La mayoría de las veces con unos pocos ajustes podrás mantener casi intacto tu planificación y adaptarte rápidamente al nuevo escenario. Por ese motivo, estas estrategias básicas son más sencillas de llevar a cabo a la hora de gestionar el tiempo.
Si este tipo de situaciones se repite de manera frecuente, no te irrites y acepta que tu trabajo y entorno son así. Muchas personas trabajan en entornos altamente inestables, ya sea por los clientes, proveedores o incluso la propia situación económica del sector o país.
Confirma que no hay una gran desviación entre lo que habías planificado realizar y lo que realmente has logrado. Verificar la situación real es uno de los elementos básicos a la hora de poder aplicar una estrategia de gestión del tiempo porque nos indicará lo cerca o lejos que estamos de lo que deseamos.

Importancia de tener estrategias de Gestión del Tiempo

Estas estrategias básicas de Gestión del Tiempo te ofrecen la oportunidad de mejorar considerablemente la calidad de tu vida porque no son rígidas y están orientadas a que cada persona pueda tener un mayor control sobre sus propios objetivos y necesidades.

Definir con claridad que es lo que realmente tienes que hacer es un sistema que te indicará siempre si estás trabajando en la dirección correcta o si tu planificación necesita modificarse.

La puntualidad beneficiará a todo el entorno porque todos podrán organizarse de la mejor manera posible para poder finalizar reuniones y proyectos dentro de los plazos definidos. Tú no llegas a la hora porque saliste de una reunión que no finalizó en su momento, el jefe que convocaba la reunión aún está con los del equipo comercial para la nueva campaña…

No es necesario un cambio radical y drástico en tus actuales hábitos a la hora de gestionar el tiempo. Estas estrategias básicas te van a permitir mejorar la gestión del tiempo y hacer de ellas un hábito que conforme lo vayas practicando se irá introduciendo en tu vida sin apenas darte cuenta.

¡¡Ponte en marcha y suerte!!